情報公開日：2023.05.25

秘書/Secretary

• コンサル

求人番号

2305-65283 気になる

雇用形態

正社員

業種

コンサル

職種

給与

SGD 3,500 ～ SGD 4,000

待遇

VB (Avg 2 months)

就業時間

9:00 - 18:00 (9:00 - 17:00 also ok)

勤務日

Mon - Fri

概要

日系法律事務所より秘書ポジションの募集です♪

求人内容

*They will be responsible for 3-4 partners

(80%) Handling secretarial works, including
- Supporting document preparation, meeting/ appointment/ business trip arrangemnet
- Opening/ updating client files and records
- Preparing and sending to clients invoice
- Translating documents/ emails and other communications

(20%) Handling administrative and office management works
- Liaising with the landlord for issues in respect of the office and related facilities
- Liaising with suppliers for subscription of law database, courier services, newspapers, stationery, pantry supplies, and other office related items
- Liaising with hotels/restaurants/air carriers for the office's guests, staff, etc
- Liaising with other authorities in respect of the operational issues of the office
- Liaising with service providers for any services required by the head of the office

Others
- Handling simple IT related issues and working with IT department (or suppliers) of the head office on all other IT related issues
- Handling accounting-related matters in connection with accounting department and accounting firm
- Organizing company seminars, events, and dinner parties
- Managing relationship with clients
- Ensure a smooth operation for the office
- Any other ad hoc duties assigned


*秘書として3～4名の弁護士を担当します。

(80%) 秘書業務
- 書類作成、会議・アポ取り・出張手配のサポート
- 顧客ファイルや記録の開設・更新
- 顧客への請求書の作成と送付
- 文書、電子メール、その他のコミュニケーションの翻訳

(20%) 事務・オフィス管理業務
- オフィスおよび関連施設に関する連絡業務
- 法律データベース、宅配便、新聞、文房具、パントリー、その他オフィス関連在庫の補充・購入
- 来客者やスタッフのために、ホテル、レストラン、航空会社との連絡・予約
- オフィスの運営上の問題に関して、他の部署との連携
- サービスプロバイダーとの連携

その他
- 簡単なIT関連事項の処理、その他IT関連事項については本社のIT部門（またはサプライヤー）と連携する。
- 経理部門および会計事務所と連携をして、経理関連事項の処理
- 社内セミナー、イベント、食事会などの開催・計画
- 顧客との関係構築
- オフィスの円滑な運営
- その他の関連業務

応募資格

[MUST]
- Min 3 years of working experience as a secretary and/or admin
- Proficient in Japanese speaking/ reading/ writing (Prefer N1, can accept lowest N3) to liaise with the Japanese speaking third related party
- IT literate and good at MS Office, MS Excel and MS PowerPoint
- Strong interest in Japanese companies, Japanese culture

[ADVANATGE]
- Working experience in Law firm as a secretary and/or administrator


[必須条件]
- 3年以上の秘書and/or事務としての実務経験
- ビジネスレベルの英語（顧客とのコミュニケーションで必要）
- パソコンやMS Office, Excel, PowerPointに精通している方
- 日本企業や日本文化に強い関心を持つ方

[優遇条件]
- 法律事務所での秘書and/or事務としての実務経験